Ieder jaar vinden er talloze bedrijfsverhuizingen plaats. We hebben het dan over zowel interne verhuizingen (in hetzelfde pand) als externe verhuizingen (naar een andere locatie). Een zakelijke verhuizing komt op veel vlakken overeen met een particuliere verhuizing. Het vereist veel planning en kan op sommige dagen veel stress opleveren. Toch zijn er veel aspecten die bij een bedrijfsverhuizing anders zijn. Om deze reden hebben wij een globale checklist “zakelijk verhuizen” gemaakt om u als ondernemer veel tijd en stress te besparen. Ook hebben wij enkele aandachtspunten voor u onder elkaar gezet.

Check 1. Keuze voor een nieuwe bedrijfsruimte

  • Is de nieuwe bedrijfsruimte geschikt?
    • Kan men er gratis parkeren?
    • Is er rekening gehouden met de eventuele groei van het aantal werknemers in de komende jaren?
    • Beschikt het over aparte vergaderruimtes?
    • Beschikt het over een keuken en eettafel, met bijhorende apparaten, zoals een vaatwasser?
  • Inventarisatie
    • Beschikt de ruimte over voldoende elektramogelijkheden?
    • Hoe is de internetverbinding/WiFi?
    • Beschikt de ruimte over airco?
    • Bekabeling?
    • Is de ruimte/het pand goed beveiligd?
    • Is er rekening gehouden met voorzieningen voor brandveiligheid en een nooduitgang?
    • Is er een plattegrond aanwezig?
    • Hoe is de verwarming geregeld?
  • Kosten van de ruimte
    • Huurkosten: hoe zijn deze geregeld? Betreft het een maandelijkse of jaarlijkse betaling?
    • Zijn er servicekosten aanwezig?

bedrijfsverhuizing

Check 2. Inrichting van de bedrijfsruimte

  • Neemt u uw oude spullen mee of zijn er nieuwe spullen nodig? Denk aan bureaus, kasten, printers, bureaustoelen, computers/monitoren etc.
  • Is de verlichting ook goed geregeld? Kan de verlichting vervangen worden als dat nodig is? Bijvoorbeeld in verband met de opstelling van de bureaus.
  • Hoe is de raambekleding geregeld? Houdt het voldoende licht tegen, indien nodig?
  • Hoe zijn de elektravoorzieningen geregeld? Denk hierbij aan de bekabeling van de werkplekken, vergaderruimte etc.
  • Zorg dat de IT goed geregeld is. Denk hierbij aan servers, WiFi, telefoonlijnen etc.

Check 3. De bedrijfsverhuizing

  • De verhuizers van Gerlach staan voor u klaar om uw bedrijf zorgeloos te verhuizen.
    • Samen maken we een gestructureerd draaiboek en duidelijke afspraken.
  • In welk tijdsbestek moet de zakelijke verhuizing plaatsvinden? Binnen één dag of een week?
  • Moet alles in één keer verhuisd worden of bijv. per afdeling?
  • Zijn er demontage-werkzaamheden nodig? Onze handymans kunnen grote meubels demonteren, verpakken en opnieuw monteren in uw nieuwe kantoor.

kantoorverhuizing

Belangrijke aandachtspunten

Naast deze globale checklist lichten we nog enkele zaken toe waar u als ondernemer rekening mee moet houden:

  1. Wanneer gaat u verhuizen? Een belangrijk aandachtspunt, want elke bedrijfsverhuizing is anders. Het ligt ook aan het type bedrijf dat gaat verhuizen. Gaat het bijvoorbeeld om een 24/7 organisatie? Dan is het van belang dat de klanten van tevoren ingelicht worden. Of zorg ervoor dat er per afdeling verhuisd wordt, zodat de organisatie altijd bereikbaar is. Of stel u heeft een onderneming met 500 medewerkers. Is er de mogelijkheid dat ze kunnen thuiswerken of moeten er speciale verhuisroosters gemaakt worden?
  2. Is er van tevoren goed bedacht hoe de indeling wordt in het nieuwe pand/de nieuwe ruimte? Dit moet natuurlijk zo efficiënt mogelijk, ook in verband met de bekabeling etc. Waar komt de vergaderruimte en wie gaat waar zitten? Komen er ook flexplekken?
  3. Gerlach Verhuizingen & Transport biedt ook het volledig-ontzorg-pakket aan, oftewel wij helpen ook bij het inpakken van de inboedel. Wij zullen er dan ook voor zorgen dat de codering hiervan perfect wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld per afdeling of verdieping. Mits dit in eigen beheer wordt uitgevoerd, is het belangrijk om de codering duidelijk te communiceren aan de hand van een plattegrond of indelingstekening.

Er zijn dus een heleboel zaken waar u rekening mee moet houden tijdens een bedrijfsverhuizing. Wij ontzorgen u graag. Meer weten over ons werk of een vrijblijvende offerte ontvangen? Onze verhuizers staan voor u klaar!